Contabilità interna e bilancio:
come gestire al meglio l’azienda
Hai la contabilità ordinaria ma la vivi come un peso? A fine anno ricevi il bilancio dal commercialista ma non sai cosa fartene? Pensi che sia un semplice adempimento burocratico inutile e costoso? In realtà, se sai come leggerlo e interpretarlo, il bilancio ti può aiutare dandoti un sacco di informazioni utili per migliorare la gestione della tua azienda.
La cosa fondamentale è capire cos’è il bilancio e quali informazioni si possono trarre dalla contabilità che è obbligatorio tenere. Con un’attenta organizzazione è possibile tenere la contabilità in azienda e ricavare il massimo dalla collaborazione con il tuo commercialista, un professionista che con la sua competenza può darti un aiuto fondamentale.
Cos’è il bilancio
Lasciando da parte i riferimenti a norme o leggi, vorrei spiegare in modo semplice cos’è un bilancio e a cosa serve nella vita dell’azienda. Prima di tutto devi sapere che al bilancio si arriva attraverso le operazioni che ogni imprenditore fa quotidianamente, quindi acquisti, vendite, riscossioni, pagamenti, richiesta di prestiti, tanto per citarne alcune. In estrema sintesi, il bilancio è formato dallo stato patrimoniale e dal conto economico, i prospetti che ti vengono consegnati quando chiedi al tuo commercialista il bilancio a una certa data (altra cosa è il bilancio da depositare al Registro delle Imprese, ma non ce ne occupiamo in questa sede).
Tenere la contabilità in outsourcing
o tenere la contabilità interna?
Una scelta importante, se fatta e analizzata in modo attento
Cosa sono lo stato patrimoniale e il conto economico
Lo stato patrimoniale, in parole semplici, è una foto della tua azienda in un dato momento, mentre il conto economico racconta quanto è successo tra una data e l’altra e quindi se in quel periodo si è generato un utile o una perdita. Per capire meglio facciamo un esempio, quello della tua azienda che acquista un bene per poi rivenderlo. Quando acquisti una merce, la ricevi e devi pagare il fornitore, il soggetto che te l’ha venduta. Sul tuo pc, nel tuo programma, rileverai in contabilità il tuo acquisto. A noi interessa sapere che capitano due cose: una è che hai la merce in azienda, l’altra è che hai un debito verso il fornitore. La merce che hai acquistato rappresenta un costo. Se continui ad acquistare altre partite di merce per una settimana, poniamo per 1000,00 euro, l’operazione viene registrata ogni volta che acquisti. Di questa merce paghi 600,00 euro, ma ti restano ancora da pagare 400,00 perché hai tempo ancora fino alla prossima settimana. Se sei fortunato, tutta la merce che hai acquistato viene man mano ordinata dai clienti.
Quando vendi la merce, il bene esce dal tuo magazzino per essere consegnato al cliente e tu hai un credito da riscuotere. Sul tuo programma di contabilità rileverai la vendita: la merce è uscita dall’azienda e hai un credito verso il cliente. La merce che hai venduto rappresenta un ricavo. Visto che non lavori per nulla la farai pagare 1.200,00 euro: ne incassi subito 900,00 e concedi al cliente la possibilità di pagare i restanti 300,00 euro la prossima settimana.
A fine settimana, chiedi di stampare il bilancio perché vuoi sapere com’è messa in quel momento la tua azienda. Come ricordato, il bilancio è formato da due documenti, lo stato patrimoniale e il conto economico:
Stato patrimoniale a fine settimana
ATTIVITÀ
PASSIVITÀ
Clienti
300,00
Fornitori
400,00
Il conto economico, che misura il flusso di ciò che è successo durante la settimana, indicherà acquisti per 1.000,00 euro e ricavi dalla vendita di merce per 1.200,00 euro. Il risultato del tuo lavoro è un bell’utile di 200,00 euro
COSTI
RICAVI
Acquisto merce
1.000,00
Vendita di merce
1.200,00
Perché tenere la contabilità in azienda
Tenere la contabilità in outsourcing o tenere la contabilità interna? È una scelta importante perché abbiamo visto che, se fatta e analizzata in modo attento, la contabilità non è solo un costo ma può dare importanti informazioni su come procede la tua attività e suggerimenti per migliorarne la gestione. Ci sono molti vantaggi nel tenere la contabilità interna:
- In primis, sicuramente la contabilità interna è più aggiornata rispetto a quella tenuta in outsourcing, se non altro perché i documenti devono essere inviati dall’azienda a chi elabora la contabilità e l’incaricato non se ne occupa subito, ma procede alla registrazione a seconda delle proprie esigenze organizzative.
- Se aggiorni la tua contabilità non devi scervellarti per ricordarti quale cliente ti deve dei soldi e quanti, così come hai sotto controllo quanti fornitori devi pagare e quanto.
- Sei indipendente. Se gestisci la tua contabilità e dovesse esserci un conflitto con il tuo commercialista, sarebbe più semplice passare a un altro professionista.
- Con un impiegato o una impiegata in azienda puoi risparmiare, perché oltre a seguire la contabilità può anche occuparsi di mansioni di segreteria e il costo sarà sicuramente inferiore al costo del lavoratore di un consulente esterno che spesso è molto qualificato proprio per la complessità della materia fiscale che deve seguire.
- La società outsourcing ha delle registrazioni standard, quindi se per esempio hai un’azienda di commercio di autoveicoli, chi registra acquisti e vendite metterà insieme il valore monetario di auto, furgoni e camion, perdendo informazioni preziose che si possono trarre da una registrazione più accurata come quella interna. La differenza quando leggo il conto economico sarà la seguente:
Conto economico del commercialista:
COSTI
RICAVI
Acquisto autoveicoli
1.000,00
Vendita autoveicoli
1.200,00
Conto economico della tua contabilità interna:
COSTI
RICAVI
Acquisto autovetture
300,00
Vendita autovetture
400,00
Acquisto furgoni
500,00
Vendita Furgoni
700,00
Acquisto camion
200,00
Vendita camion
100,00
Le informazioni outsourcing ti dicono che hai avuto un utile, e quindi dovresti essere contento, ma se avessi registrato meglio, ti accorgeresti che hai avuto un utile di 300,00 euro (400-300 + 700-500) dalle autovetture e dai furgoni, utile che è stato rosicchiato per 100,00 euro dai camion, infatti per i camion hai una perdita di 100,00 euro (100 – 200). Questa osservazione potrebbe portarti a lasciare il commercio dei camion, magari potenziando quello di auto e furgoni. È questa l’importanza di una contabilità su misura: ti aiuta a leggere la realtà della tua azienda.
Segui la contabilità internamente e vorresti capire meglio l’andamento della tua azienda?
A cosa serve il commercialista?
Il commercialista, al di là dell’aspetto fiscale, serve perché ti aiuta a leggere i dati dell’azienda. Raffaele Lombardo è il tuo Commercialista Su Misura proprio perché ti affianca nell’adattare il tuo piano dei conti alle tue esigenze, in modo che questo ti indichi le informazioni che ti servono. E le informazioni si possono confrontare con quelle di altri periodi e anni o con altri settori dell’azienda. Un commercialista come me ti aiuta a capire se l’azienda ha bisogno di liquidità, se i settori aziendali stanno funzionando bene, se vi sono margini sufficienti per le varie linee di prodotto che utilizzi. Tutto questo è possibile anche senza programmi ingegneristici contabili: ascoltando le esigenze dei clienti adatto il loro bilancio per rilevare i dati di loro interesse. Ho cucito su misura il piano dei conti alla loro realtà e, periodicamente, in modo veloce produco le informazioni semplici e leggibili che servono per guidare l’azienda.
Questo servizio di consulenza è rivolto anche a clienti appoggiati ad altri miei colleghi che seguono la parte prettamente fiscale. Segui la contabilità internamente e vorresti capire meglio l’andamento della tua azienda? Non esitare a chiamarmi per una consulenza efficace e mirata a un costo personalizzato (base, middle e premium) a seconda delle tue esigenze.